Errores que debe evitar al usar la factura electrónica

Si va a elegir una empresa Proveedora de Servicios Electrónicos (PSE) para que le ayuda con la facturación electrónica de su empresa, no se guíe solo por el precio, tenga en cuenta la experiencia y el respaldo que tenga la PSE, aconseja Gosocket.

No más papeles. La Sunat tiene previsto en un mediano plazo que todas las empresas peruanas emitan facturas electrónicas.

Desde este año, las firmas cuyas ventas superan las 150 UIT anuales (S/622,500) están obligadas a facturar electrónicamente.

Sin embargo, empresas de menor tamaño voluntariamente pueden ir implementando esta modalidad de facturación cuyos beneficios que trae son múltiples, destacó Sergio Chaverri, socio director deGosocket.

El ejecutivo indicó para que las empresas le saquen el máximo beneficio a la digitalización de sus facturas, deben evitar cometer los errores que se detallan a continuación.

Elección del Proveedor 

Muchas veces se busca Proveedores de Servicios Electrónicos (PSE) simplemente por precio, pero tenemos que tener en cuenta que estamos poniendo en manos de un tercero la facturación de nuestra empresa, advirtió.

“Si no hay factura no hay venta, y si no se vende no hay negocio”, dijo. Por ello, es importante validar la experiencia, respaldo y diversidad de la solución que nos ofrece, anotó.

Solo por cumplir

Indicó que existen empresas que implementan la facturación solo por que se ven obligadas por Sunat, y están desaprovechando un costo de oportunidad muy fuerte.

Por ejemplo, el hecho de imprimir una factura que se generó electrónicamente es como imprimir correos electrónicos y enviarlos de forma tradicional, dijo.

Aconsejó que se debe buscar plataformas que permitan no solo generar la factura electrónica,sino enviar y recibir facturas, además de poder pagarla por este mismo medio y financiar proveedores.

Todo eso derivará en una mayor eficiencia operativa para la empresa, y dar pasos más claros hacia una transformación digital que va a permitir una relación más eficiente y óptima entre el sistema de clientes y el sistema de proveedores, apuntó.

Recomendaciones

Para realizar el proceso de facturación electrónica de una forma más eficiente, Chaverri brindó algunas recomendaciones básicas a tomar en cuenta.

Crea una factura eficaz. Asegúrate de que las facturas de tu empresa sean claras, precisas, detalladas y fáciles de comprender. Cada documento debe incluir el importe exacto, número de orden de compra, nombre y domicilio del cliente, así como el nombre, domicilio y número de identificación de tu empresa.

Envía las facturas sin demora

Cuanto más rápido envíes las facturas, menos se demorarán los pagos en llegar. Algunas empresas envían sus facturas de forma mensual, pero lo ideal es hacerlo después de uno o dos días de la entrega del producto o cuando el servicio haya finalizado.

Envía la factura a la persona indicada

 Enviar una factura a la persona equivocada puede retrasar el pago en 30 o hasta 60 días, mientras nos damos cuenta del error y el documento llega a la persona indicada. Por ello es recomendable hablar directamente con el cliente y preguntarle a quién debemos enviar la factura. Si envías la factura al departamento contable del cliente, envía copia también a tu contacto directo y haz el seguimiento con una llamada telefónica.

Seguimiento

Una confirmación rápida dentro del sistema de facturación puede ayudarte a saber que la factura fue recibida y está siendo procesada. En caso de que el pago no se realice en la fecha adecuada, debes comunicarte con el encargado de supervisar el sistema para confirmar la distribución correcta de las facturas, así como su emisión por medio de la plataforma.

Elije un buen proveedor

Para implementar de manera correcta la facturación electrónica o iniciar el proceso de migración a este sistema, se recomienda trabajar con un Proveedor de Servicios Electrónicos (PSE) autorizado por la Sunat.